Audit Prévention digitalise ses évaluations Qualiopi.
Audit Prévention gérait tout à la main : questionnaires imprimés, évaluations signées, bilans scannés puis téléchargés sur un Google Drive.
L’équipe cherchait donc un outil simple à déployer pour moderniser ses questionnaires et centraliser ses données collectées. En plus de ça, Evalandgo leur a fourni un argument commercial inattendu…
Des évaluations papier aux rapports Qualiopi automatisés
EN BREF
Audit Prévention est un organisme de formation certifié Qualiopi, basé à Grasse (France), spécialisé en prévention des risques professionnels. La société a remplacé ses questionnaires papier par Evalandgo, l’Organisme de Formation (OF) utilise notre application au quotidien pour créer et administrer ses questionnaires Qualiopi. En outre, suite à la découverte de l’outil, la société a développé une nouvelle offre d’enquêtes pour ses clients B2B.
Résultats :
- une traçabilité complète pour les audits Qualiopi
- un taux de complétion amélioré grâce aux relances automatiques personnalisées
- Une nouvelle offre d’enquêtes commercialisée
- Et une charge mentale envolée
Formation, prévention des risques professionnels
Le défi
Quand le papier ne suit plus la traçabilité Qualiopi
Chez Audit Prévention, tout était sur papier : questionnaires imprimés, évaluations remplies à la main puis scannées une par une et déposées sur un Drive. À chaque session c’était la même chose : distribuer les questionnaires, les récupérer puis les scanner, organiser les réponses et tenter de les retrouver pour le prochain audit dans plusieurs mois.
Résultat beaucoup de temps perdu et autant de possibilités d’égarer des données lors du passage du papier au numérique. L’équipe voulait simplement une chose : se simplifier la vie et avoir des données centralisées.
Le papier suit, jusqu’au moment où il faut retrouver le bilan d’une formation de mars pour un audit en juin, comparer la satisfaction sur 6 mois ou savoir combien de stagiaires ont renvoyé leur évaluation. Audit Prévention avait les bons documents. Ce qui manquait : la centralisation, la traçabilité, la comparaison entre sessions. Qualiopi exige exactement ce type de suivi structuré.
La solution
Une digitalisation intelligente
Questionnaires de positionnement, satisfaction à chaud, évaluations à froid, recueil des besoins, questionnaires de satisfaction : chez Audit Prévention tout est passé sur Evalandgo. Selon le terrain, l’équipe diffuse ses questionnaires de deux façons : un QR code affiché pendant la formation, ou via la plateforme d’envoi d’emails intégrée. Le choix compte vraiment.
Par exemple, dans le cadre d’une formation en boulangerie, les apprenants n’avaient pas d’email professionnel : grâce au QR code affiché en salle ils ont pu répondre à l’enquête sans souci.
Côté formateur, le QR code ne demande aucune gestion supplémentaire. Il est intégré une fois dans la présentation et n’a plus à bouger : le lien reste valide même quand le questionnaire est modifié en ligne et les formateurs n’ont pas accès au back-office. Le formateur reste sur sa mission, former, pendant que la collecte tourne toute seule et que l’équipe administrative analyse les retours.
Des relances individualisées : la traçabilité qu'exige l'indicateur 30 de Qualiopi
Grâce à la plateforme d’envoi intégrée à Evalandgo, le participant reçoit un lien de réponse unique. Ce lien individuel permet de savoir, nominativement, qui a répondu, et d’envoyer une relance automatique aux seuls non-répondants : les personnes qui ont déjà répondu ne sont jamais re-sollicitées. On évite d’ennuyer les participants pour rien, et on récupère plus de réponses.
Pour Qualiopi, c’est décisif. L’indicateur 30 demande la preuve du recueil d’appréciations, y compris auprès des non-répondants. Chaque envoi et chaque relance sont horodatés : exactement ce que l’auditeur peut réclamer. Un envoi groupé ou un QR code en salle ne permet pas ce niveau de traçabilité.
Les résultats
Moins d'administration, plus de données collectées
Pour Audit Prévention, la transition s’est faite en autonomie, sans aucun accompagnement externe.
| Avant Evalandgo | Avec Evalandgo |
|---|---|
| Questionnaires 100% papier | Évaluations 100% numériques |
| Aucune données centralisée | Rapports Qualiopi automatisés |
| Pas de traçabilité des envois | Horodatage individuel de chaque envoi et relance |
| Relances manuelles ou absentes | Relances automatiques uniquement aux non-répondants |
Le bonus inattendu : une nouvelle offre commerciale
Dans le cadre d’un échange avec plusieurs clients B2B, Audit Prévention a développé un nouveau service pour ses clients. Cela a été rendu possible grâce aux options offertes par la plateforme d’envoi d’emails. En effet la possibilité de faire des envois et relances avec un suivi personnalisé des répondants a été un facteur décisif. De même notre outil de génération de rapports étoffé leur offre.
Grâce à ces fonctionnalités, Audit Prévention a ajouté une offre supplémentaire à son catalogue, ce qui lui a déjà rapporté de nouveaux contrats.
L’usage déborde même du cadre de Qualiopi. Audit Prévention se sert aussi d’Evalandgo pour recueillir les besoins de ses prospects et collecter les informations administratives de ses clients, mener des enquêtes de satisfaction auprès des clients et des formateurs. Cela bien au-delà de la seule évaluation des formations.
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Pour vous inspirer, récupérez le cas client au format PDF. Sinon, vous pouvez également tester Evalandgo gratuitement et crér vos questionnaires d’évaluation compatibles Qualiopi par vous-même.
Sarah – Chargée de projet, spécialisée Organismes de formation
Chez Evalandgo depuis 3 ans, j’accompagne les organismes de formation dans la mise en place de leurs projets d’enquêtes : questionnaires de positionnement, évaluations Qualiopi, enquêtes de satisfaction, etc. J’ai réalisé cet entretien avec l’équipe d’Audit Prévention.
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