En poursuivant votre navigation sans modifier vos paramètres, vous acceptez l’utilisation des cookies pour améliorer votre expérience sur ce site. J'ai compris !

Nouveau système d’emailing Eval&GO.

 

Découvrez les étapes à suivre pour utiliser la nouvelle plateforme d'envoi Eval&GO :

 

 

1. Vérification de votre adresse e-mail


Avant d'effectuer votre premier envoi, nous avons besoin de vérifier votre identité en tant qu’expéditeur de mails.

Ainsi, nous vous demandons d’indiquer une adresse e-mail valide. Celle-ci deviendra l’adresse e-mail expéditeur de vos envois.

Une fois votre adresse e-mail renseignée, cliquez sur « valider mon adresse e-mail ».
Un email sera alors envoyé à cette adresse. Pensez à vérifier vos courriers indésirables (SPAM) si vous ne recevez pas de mails.

En cliquant sur le bouton « vérifier mon adresse email » dans le corps du message, vous confirmez ainsi votre identité. L’application Eval&GO s’ouvre alors dans un nouvel onglet.

 

Mesures de sécurité concernant les envois réalisés depuis Eva&GO

Par sécurité et afin d'assurer une bonne délivrabilité des e-mails, nous limitons le nombre d'envois de vos premières campagnes. Ces mesures de sécurité sont prises afin d’éviter le phishing depuis notre plateforme.

Le phishing (ou hameçonnage est une technique frauduleuse destinée à leurrer l'internaute pour l'inciter à communiquer des données personnelles (comptes d'accès, mots de passe…) et/ou bancaires en se faisant passer pour un tiers de confiance.

Ainsi, après validation de votre adresse email, vos campagnes seront envoyées progressivement. Après vérification des 100 premiers emails envoyés, le volume d'envoi augmentera (200 mails puis 500 mails). Comptez 1 heure entre chaque palier de vérification. Une fois tous les paliers validés, vos campagnes seront envoyées au rythme de 1000 emails / heure maximum.

A chaque envoi, nous effectuerons une vérification de vos adresses email destinataires. Si vous obtenez moins de 10% d’erreurs (adresses invalides, mal orthographiées, qui n’existent plus…), vous pourrez passer à l’étape suivante. Comptez 1 heure entre chaque étape.

Les adresses « en erreur » apparaîtront comme « bloquées » dans l’application Eval&GO.

Une fois toutes les étapes validées, vos campagnes seront envoyées au rythme de 1000 emails / heure maximum.

Notez que le compte PRO vous permet d’envoyer 2 000 emails/mois et le compte PRO+ 10 000 emails/mois.

Important : Eval&GO se charge de scinder vos campagnes. Vous pouvez donc sélectionner l'intégralité de vos contacts au moment de l'envoi. Votre email sera envoyé aux 1000 premiers contacts et le reste de vos envois sera différé. Vous pouvez suivre leur état d'avancement depuis le module "suivi", onglet "suivi des envois".

Si votre campagne contient plus d’adresses e-mail qu’autorisées à une étape, un message apparaîtra alors à l’écran :

"Vous avez atteint la limite d'emails autorisés pour cette campagne. Nous allons automatiquement fragmenter vos envois (comptez 1 heure entre chaque envoi). Si nous constatons un nombre important d'adresses invalides, votre campagne sera automatiquement suspendue. Souhaitez-vous continuer ?"

Ce message signifie que les mails supplémentaires seront automatiquement différés d’une heure afin que les étapes d’envoi soient respectées. Vous aurez alors la possibilité de suivre vos envois depuis le module « suivi » => « suivi des envois ».

 

2. Envoyer un questionnaire par mail

 

2.1 Création de l’e-mail

Nous avons créé pour vous un mail par défaut. Celui-ci contient déjà toutes les informations nécessaires pour l’envoi de votre questionnaire : les variables relatives au nom et au prénom du contact, le nom du questionnaire et surtout la variable {{ url }} qui nous permet d’insérer automatiquement le lien du questionnaire. Un message d’avertissement vous empêchera d’envoyer le mail si cette variable n’apparaît pas dans le message.


Note : il n’est pas nécessaire de copier/coller ou d’insérer un quelconque lien de questionnaire dans ce mail puisque notre application se chargera de générer un lien personnel et nominatif pour chacun de vos destinataires.

Ce mail est personnalisable ; vous pouvez modifier le texte, le style et y ajouter des variables supplémentaires. La liste des variables disponibles est indiquée à droite de la page. Copiez-collez les variables de votre choix dans le corps de votre mail.

Lorsque votre mail est prêt, il vous suffira de cliquer sur le bouton « utiliser ce modèle » pour passer à l’étape suivante.

Note : vous pouvez enregistrer votre mail en tant que modèle afin de pouvoir le réutiliser plus tard, pour un autre questionnaire.

 

2.2 Ajout des destinataires

Dans « liste des destinataires », vous pouvez insérer manuellement les adresses e-mail de votre choix. Appuyez sur le bouton « entrée » ou sur la barre d’espace de votre clavier pour valider chaque adresse.

Si vous avez déjà créé des contacts, un menu déroulant vous permet de les rechercher et de les sélectionner.
Si vous avez déjà créé des groupes de contacts, ils s’afficheront en dessous. Vous pouvez cocher un ou plusieurs groupes de contacts.

Important : si vous utilisez pour la première fois la plateforme d’envoi pour la publication de votre questionnaire, n’hésitez pas à charger vos listes de contacts et à créer des groupes de contacts depuis le menu « Mes contacts » (voir étape « 5.1 Créer des contacts »).

 

2.3 Objet du mail 

Vous pouvez personnaliser l’objet du mail que vous allez envoyer à vos répondants.

 

2.4 Nom de l’expéditeur

Il est possible de configurer un nom d’expéditeur. Ce nom s’affichera dans les boîtes de réception de vos destinataires. Il s’agit d’un champ non obligatoire. Si vous ne renseignez pas le nom d’expéditeur, c’est votre adresse expéditeur (celle renseignée lors de l’étape « vérification de l’email ») qui apparaîtra par défaut.

 

2.5 Personnaliser l’e-mail de réponse

Par défaut, l’adresse email de réponse est « no-reply@evalandgo.com » ou « no-reply@urlweb.pro» (lorsque la fonctionnalité « marque blanche » est activée). Il est donc impossible pour vos contacts de répondre aux mails envoyés depuis Eval&GO.

Vous pouvez désormais définir une adresse qui sera utilisée comme messagerie en cas de réponse à votre mail. Il s’agit d’une fonctionnalité des comptes PRO+ et PRO+ équipe.

 

2.6 Programmer un envoi

Cliquez sur le bouton « programmer un envoi » pour définir la date et l’heure à laquelle vous souhaitez que votre mail soit envoyé.

En cliquant sur « Valider », votre configuration sera enregistrée. Vous pourrez consulter et suivre vos envois depuis le module « suivi », onglet « suivi des envois ». Votre envoi programmé y figurera.

La programmation des envois est une fonctionnalité PRO+.

 

2.7 Envoyer uniquement aux contacts n'ayant pas commencé à répondre au questionnaire

Cette option vous permet d'envoyer un mail uniquement aux personnes qui n'ont pas commencé à répondre à votre questionnaire. 

En activant cette option, ceux qui sont en cours de remplissage ou ceux qui ont terminé le questionnaire parmi votre liste de contacts ne recevront pas votre mail.

Note : cela fonctionne uniquement si vos contacts ont déjà reçu un premier mail d'invitation pour le questionnaire concerné. Ainsi, Eval&GO leur renverra automatiquement leur lien de questionnaire personnel et unique. Il n'y aura donc aucun risque de doublons parmi vos répondants.
 

 

3. Suivre les mails envoyés

Il est possible de consulter et de suivre tous les mails envoyés depuis notre plateforme. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « suivi des envois » (module « suivi »).

Une invitation correspond à un envoi. Pour chaque invitation, vous verrez apparaître la date et l’heure de l’envoi.

En cliquant sur une invitation, la liste des destinataires concernés s’affichera.

Pour chacun vous aurez : le statut de l’envoi (en cours d’envoi, en attente, délivré, différé, rejeté, refusé, bloqué), les actions réalisées par le répondant (ouvert, cliqué, désinscrit), le remplissage du questionnaire (pas commencé, en cours, terminé) et le nombre de relances envoyées par mail.

 

4. Envoyer une relance par mail

Depuis le « suivi des envois », vous pouvez relancer vos répondants.

Pour cela :

  • Cliquez sur le bouton bleu « envoyer une relance » à droite d’une invitation ou d’un destinataire.

Note : lorsque le bouton « envoyer une relance » est grisé, ceci signifie que l’envoi a échoué et que vous ne pouvez donc pas effectuer une relance vers ces destinataires.

  • Tout d'abord, vous pouvez modifier votre message ou l’utiliser tel quel. Pensez à ne pas supprimer la variable {{ url }} qui nous permet de générer automatiquement le lien personnel et unique de votre destinataire. Un message d’avertissement vous empêchera d’envoyer le mail si cette variable n’apparaît pas dans le message.
  • Cliquez sur « utiliser ce modèle ».

Note : vous pouvez enregistrer votre mail en tant que modèle en cliquant sur « enregistrer comme nouveau modèle ».

  • Définissez ensuite un objet, un nom d’expéditeur (optionnel) ainsi qu’une adresse e-mail de réponse (optionnel).
  • Dans « type de relance », vous pouvez choisir de relancer les répondants qui n’ont pas encore commencé votre questionnaire et/ou ceux qui sont en cours de remplissage. Vous pouvez aussi sélectionner manuellement un ou plusieurs destinataires ou même un groupe de contacts.
  • Il est possible de programmer votre relance en sélectionnant la date et l’heure de votre choix.
  • Cliquez sur « Valider » pour envoyer votre relance ou pour l’enregistrer si celle-ci est programmée.
  • Votre relance apparaîtra dans la liste des envois, avec la mention « relance ».

 

5. Gérer les contacts

Le menu « Mes contacts » vous permet de créer et d’importer des contacts ou des groupes de contacts dans l’application. Vous gagnez ainsi du temps lors de vos campagnes d’emailing.

IMPORTANT : Vos anciens contacts n'ont pas été supprimés mais doivent être mis à jour dans le cadre de la réglementation RGPD. 

En effet, par mesure de sécurité, nous vous demandons de ré-importer vos listes en vérifiant qu'elles soient qualifiées et que vos contacts aient bien donné leur consentement pour recevoir des enquêtes par mail. Pour en savoir plus sur les contacts opt-in cliquez ici.

Il n'est pas nécessaire de ré-importer vos anciens contacts si vous ne souhaitez pas leur envoyer de nouvelles enquêtes. Ils seront toujours associés aux réponses dans "Résultats", onglet "Données individuelles". 

 

5.1 Créer des contacts

Pour créer des contacts, vous avez deux possibilités :

  • Méthode 1 : En cliquant sur le bouton « nouveau contact ». Cette méthode permet de créer de nouveaux contacts, un par un.
  • Méthode 2 : En cliquant sur « importer des contacts ». Cette méthode vous permet d’importer directement une liste de contacts à l’aide d’un fichier CSV.

 

Méthode 1 : Créer un nouveau contact

  • Cliquez sur « nouveau contact »
  • Renseignez obligatoirement l’adresse email du contact
  • Vous pouvez également renseigner son prénom, son nom et son téléphone

Note : l’identifiant et le mot de passe ne sont pas obligatoires. Il faudra les renseigner uniquement en cas d’activation de l’option « accès par identifiant/mot de passe » dans votre questionnaire (module « Publier »)

  • Il est possible d’ajouter des champs personnalisés (par exemple un numéro client, la société etc…). Les champs personnalisés doivent être préalablement créés dans l’onglet « paramètres »

Si vous souhaitez ajouter vos contacts à un groupe existant, cochez la case correspondante à votre groupe. Si vous n’avez pas de groupe, vous pouvez en créer un à l’aide du bouton « ajouter un groupe ». Les groupes peuvent également être créés depuis l’onglet « paramètres » (voir 5.2 Gestion des groupes )

  • N’oubliez pas de cocher la case « Je certifie que les contacts importés sont "Opt-In" » avant de valider.

 

Un contact "Opt-In" est un contact qui remplit les conditions suivantes :

  • Il a explicitement donné son accord au cours des 12 derniers mois pour recevoir des enquêtes par e-mail
  • Son adresse n’a pas été récupérée d'un tiers
  • Son adresse n’a pas été achetée ou louée

En savoir plus 

 

Méthode 2 : Importer un fichier CSV de contacts

  • Cliquez sur « importer des contacts »
  • Choisissez votre fichier. Précisez si votre fichier est enregistré au format « séparateur virgule ou point-virgule ».
  • Indiquez si votre fichier contient une ligne d’entête en cochant la case correspondante.
  • Pensez à définir l’ordre dans lequel les éléments tels que prénom, nom, téléphone etc…apparaissent de votre fichier. Pour cela, vous pouvez déplacer ces éléments à l’aide des petites flèches, en effectuant un glisser-déposer. Important : l’adresses email de vos contacts doivent obligatoirement figurer dans la première colonne de votre fichier.

Si vous avez d’autres informations à importer comme par exemple la société ou un numéro client, vous devrez au préalable créer des champs personnalisés à partir de l’onglet « paramètres » (voir « 5.3 Gestion des champs personnalisés »).

Si vous souhaitez ajouter vos contacts à un groupe existant, cochez la case correspondante à votre groupe. Si vous n’avez pas de groupe, vous pouvez en créer un à l’aide du bouton « ajouter un groupe ». Les groupes peuvent également être créés depuis l’onglet « paramètres » (voir « 5.2 Gestion des groupes »).

  • N’oubliez pas de cocher la case « Je certifie que les contacts importés sont "Opt-In" » avant de valider.

 

Si vous rencontrez des difficultés lors du téléchargement de votre fichier, assurez-vous que votre tableau soit correct :

  • Vérifiez que vous avez bien sauvegardé votre fichier au format CSV (point-virgule ou virgule) et pas au format Excel (.xlsx).
  • Il ne doit y avoir aucun caractère spécial dans les cellules du tableau.
  • Il ne doit y avoir aucun espace dans les cellules "email" (que ce soit avant ou après l'adresse).
  • Aucun retour à la ligne ne doit être fait à l'intérieur des cellules du tableau.
  • S'il y a une ligne d'en-tête, assurez-vous que vous l'avez indiqué avant le téléchargement en cochant la case correspondante
  • Vérifiez que tous les e-mails sont au bon format (identifiantmail@unsitemail.com).

Astuce : si vous rencontrez des problèmes lors du téléchargement, ouvrez votre fichier CSV dans un éditeur de texte tel que Notepad++ ou Bloc-Notes pour chercher d'éventuels espaces inadaptés et autres erreurs similaires.

 

5.2 Gestion des groupes

Depuis l’onglet « paramètres », vous pouvez consulter et créer des groupes de contacts.

Cliquez sur « ajouter un groupe », nommez votre groupe et cliquez sur « valider ».

La liste de vos groupes apparaît. Pour chacun, vous pourrez voir le nombre de membres qu’il contient, la liste des membres, le renommer (grâce à l’icône du stylo) ou le supprimer (grâce à l’icône poubelle). Notez que la suppression d’un groupe n’entraîne PAS la suppression des contacts contenus dans ce groupe.

Pour retirer un ou plusieurs contacts du groupe, il vous suffit de cliquer sur « voir la liste » puis sur les icônes rouges à droite de chaque contact.

Note : les groupes peuvent aussi être créés lors de l’ajout d’un nouveau contact ou lors de l’import d’un fichier de contacts.

 

5.3 Gestion des champs personnalisés

 

Les champs personnalisés sont des informations concernant vos contacts que vous souhaitez importer dans l’application Eval&GO. Cela peut être un numéro client, le nom de sa société, sa région etc…

Afin de pouvoir renseigner ces éléments lors de l’import de vos contacts, vous devez au préalable créer vos champs personnalisés. Pour cela :

  • Cliquez sur l’onglet « Paramètres »
  • Cliquez sur le bouton vert « nouveau champ »
  • Nommez votre champ et validez.

Les champs personnalisés que vous aurez créés apparaîtront dans la liste de vos contacts, dans le suivi des envois et dans l’export CSV de vos données individuelles.

 

5.4 Les contacts "bloqués"

 

A chaque envoi, nous vérifions vos adresses email destinataires. Si certaines adresses s'avèrent invalides, vous verrez apparaître la mention "bloqué" dans la colonne "statut" du module "Mes contacts". En cliquant sur ce statut, une pop-up apparaîtra à l'écran et vous indiquera le type d'erreur remontée par notre prestataire.

Une fois que le contact est "bloqué", il est impossible de lui envoyer de nouvelles enquêtes par mail depuis notre plateforme.

Nous vous conseillons de vérifier ces adresses email "bloquées" puis de les supprimer de vos contacts.

Pour plus de facilité, vous pouvez filtrer vos contacts "bloqués". Il est également possible d'exporter la liste de tous vos contacts" bloqués" (pour en conserver une copie par exemple).

 

5.5 Les contacts "désinscrits"

 

Vos destinataires ont la possibilité de demander à ne plus recevoir de mails de votre part. 

Afin d'être conforme à la loi RGPD, Eval&GO a en effet ajouté la mention "Pour ne plus recevoir de mail de cet expéditeur, merci de cliquer ici" dans les mails envoyés depuis notre plateforme.

En cliquant sur le lien, votre destinataire demande explicitement à ne plus recevoir de mail de votre part. Vous verrez apparaître la mention "désinscrit" dans la colonne "statut" du module "Mes contacts". 

Une fois que le contact est "désinscrit", il est impossible de lui envoyer de nouvelles enquêtes par mail depuis notre plateforme.

Vous pouvez filtrer vos contacts "désinscrits" depuis "Mes contacts". Il est également possible d'exporter la liste de tous vos contacts" désinscrits" (pour en conserver une copie par exemple).

Note : Si vous supprimez vos contacts désinscrits et que vous les rajoutez ensuite, ils apparaîtront toujours au statut "désinscrit".