Nuestro sistema de envío de mails Eval&GO

Sigue las siguientes etapas para utilizar nuestro sistema de envío de mails Eval&GO para enviar tus encuestas online : 

  

1. Verificación de tu correo electrónico

Antes de poder utilizar nuestro nuevo sistema de envío para enviar tus encuestas, tienes que confirmar tu identidad como remitente de correos.

Te pedimos ingresar un correo electrónico válido.

Este correo se convertirá en el correo electrónico remitente de todos tus envíos desde Eval&GO.

Ingresa tu correo electrónico y haz clic en « Confirmar mi correo electrónico ». Recibirás un correo. Verifica tus SPAMS si no lo recibes.

Haciendo clic en « Verificar mi correo electrónico, en el correo, confirmas tu identidad. La aplicación Eval&GO se abre en otra pestaña y puedes empezar a navegar.

 

Medidas de seguridad tomadas para los envíos realizados desde Eval&GO

Por seguridad y para asegurar el envío y la recepción de los correos, limitamos el número de envíos de tus primeras campañas. Tomamos estas medidas de seguridad para evitar el phishing desde nuestra herramienta.

El término Phishing se refiere a uno de los métodos más utilizados por delincuentes cibernéticos para estafar y obtener información confidencial de forma fraudulenta como una contraseña o información detallada sobre tarjetas de crédito u otra información bancaria.

Después de la validación de tu correo electrónico, puedes enviar tu encuesta.

Determinamos límites de envíos. Son los siguientes :

• Primer envío : 100 correos
• Segundo : 200 correos
• Tercero : 500 correos
• Cuarto : 1000 correos.

A cada envío, verificamos los correos electrónicos de tus contactos. Si obtienes menos de 10% de errores (están considerados como errores los correos electrónicos inválidos, con faltas de ortografía, correos que ya no existen…), puedes seguir y pasar a la siguiente etapa.

Los correos que presentan algún error aparecen como « rechazados » en tu cuenta Eval&GO.

Una vez todas las etapas validadas, cada envío está limitado a 1000 correos.

Recordatorio : La cuenta PRO permite enviar 2000 correos al mes, la cuenta PRO+ 10 000 correos al mes.

Si tu campaña contiene más correos electrónicos que el número autorizado, este mensaje aparece :

« Has alcanzado el límite de correos permitidos para esta campaña. Se van a dividir automáticamente tus envíos (contar con 1 hora entre cada envío). Si se nota un número importante de correos inválidos, se suspendirá tu campaña ».

Este mensaje significa que los envíos adicionales se harán una hora después para que las etapas de envíos estén respetadas. Puedes seguir tus envíos a partir del módulo « Monitoreo », haciendo clic en « Seguimiento de los envíos ».

Puedes seleccionar todos tus contactos aunque estén más importantes que el limite autorizado. Eval&GO se encarga de dividir tus envíos.

 

2. Enviar una encuesta por correo electrónico

 

2.1 Creación del correo

Te ofrecemos un texto ya definido para tu correo. En él, incluímos todas las informaciones necesarias para el envío de tu encuesta : las variables relacionadas con el nombre y el apellido del contacto, el nombre de la encuesta y sobre todo la variable {{ url }} que permite enviar automáticamente el enlace de la encuesta. Si borras o modificas esta variable, no podrás enviar el correo.

Importante : No es necesario copiar y pegar o insertar algún enlace de encuesta en este correo ya que la herramienta lo hace automáticamente. De hecho, ésta genera un enlace único, personal y nominativo para cada uno de tus contactos.

Puedes personalizar este correo. Por ejemplo, puedes modificar el texto, el estilo y agregar otras variables. La lista de las variables disponibles aparece a la derecha de la página. Solo tienes que copiar y pegar la(s) variable(s) que quieras en el cuerpo del correo.

Cuando tu correo está listo solo tienes que hacer clic en « Uilizar esta plantilla » para pasar a la siguiente etapa.
 

Importante : Puedes guardar este correo como plantilla para utilizarla más tarde, en otra encuesta.

 

2.2 Agregar destinatarios

Puedes agregar los correos electrónicos que quieras. Solo tienes que presionar la barra espaciadora o el botón « Enter » para validar cada correo.

Si ya has creado contactos, un menú desplegable te permite buscarlos y seleccionarlos.

Si has creado grupos de contactos, éstos aparecen abajo. Puedes escoger uno o varios grupos de contactos.

Importante : Si es la primera vez que utilizas nuestro sistema de envío para enviar tu encuesta, es importante que cargues tus listas de contactos y que crees grupos de contactos desde el « Administrador de contactos » (ver etapa « 5.1 Crear contactos »).

 

2.3 Asunto del correo 

Puedes personalizar el asunto del correo que vas a enviar a tus contactos.

 

2.4 Nombre del remitente

Es posible configurar un nombre de remitente. Este nombre aparecerá en el correo de recepción de tus destinatarios. No es una información obligatoria. Si no personalizas el nombre del remitente, es tu correo remitente (el que validaste en la etapa « Verificación de tu correo electrónico ») el que aparecerá.

 

2.5 Personalizar el correo de respuesta

Puedes personalizar el correo de respuesta si quieres que tus contactos puedan contestar a tus correos enviados desde Eval&GO.

Se trata de una función disponible a partir de una cuenta PRO+ o PRO+ Team.

 

2.6 Planificar un envío

Haz clic en « Planificar un envío » para escoger la fecha y la hora a las cuales quieres enviar tu encuesta.

Haz clic en « Validar » para guardar tu configuración. Puedes seguir tus envíos a partir del módulo « Monitoreo » en « Seguimiento de los envíos ».

La planificación de los envíos es una función disponible a partir de una cuenta PRO+.

 

2.7 Enviar solamente a los contactos que todavía no han empezado a contestar a esta encuesta 

Si activas esta opción, las personas que están contestando a tu encuesta o que ya terminaron de hacerlo no recibirán tu correo.

Importante : Esta opción solo funciona si tus contactos ya han recibido un primer correo de tu parte, para esta encuesta. Eval&GO volverá a enviarles automáticamente su propio enlace, único y personal. No tendrás ningún duplicado entre tus encuestados.

 

3. Seguir los envíos

Es posible consultar y seguir todos los envíos realizados desde nuestro sistema de envío. Solo tienes que ir a « Seguimiento de los envíos » (módulo « Monitoreo »).

Para cada envío, puedes ver la fecha y la hora.

Haciendo clic en el envío, puedes ver la lista de los destinatarios concernados.

Para cada uno, tienes :

- el estado del envío (en curso, en espera, expedido, aplazado, bounce (rechazado)

- las acciones realizadas por el encuestado (abierto, hecho clic, dado de baja)

- el porcentaje de respuesta (no iniciado, en curso, terminado)

- el número de recordatorios enviados por correo

 

4. Enviar un recordatorio por correo

Desde el « Seguimiento de los envíos », puedes enviar recordatorios a tus encuestados.

Haz clic en el botón azul « Enviar un recordatorio », a la derecha de tu envío o de un destinatario.

Puedes modificar el cuerpo del correo. Te recordamos que no tienes que suprimir la variable {{ url }} que permite generar automáticamente el enlace personal y único de tu destinatario. Si borras o modificas esta variable, no podrás enviar el recordatorio.

Haz clic en « Utilizar esta plantilla ».

Importante : Puedes guardar este correo como plantilla haciendo clic en « Guardar como nueva plantilla ».

Ahora, puedes personalizar el asunto, el nombre del remitente (facultativo) y el correo de respuesta (facultativo).

En « Tipo de recordatorio », puedes enviar tu recordatorio a los encuestados que todavía no han empezado a contestar a tu encuesta y / o a los que están contestado. Incluso puedes seleccionar uno o varios destinatarios o un gupo de contactos.

Puedes planificar tu recordatorio seleccionando la fecha y la hora que quieras.

Haz clic en « Validar » para enviar tu recordatorio o guardarlo si está planificado.

Tu recordatorio aparece en la lista de tus envíos.

 

5. Administrar los contactos

El módulo « Administrador de contactos » te permite crear e importar contactos o grupos de contactos. Así ganas tiempo con tus campañas de emailing.

Importante : No hemos eliminado tus antiguos contactos. Solo necesitamos que vuelvas a importar tus contactos para actualizarlos (Leyes Europeas de Protección de Datos, GDPR). Puedes exportarlos haciendo clic en el enlace correspondiente. 

De hecho, por seguridad, necesitamos que tus listas de contactos estén limpias y seguras. Tus contactos tienen que dar su consentimiento para recibir tus encuestas por correo. Deben ser « Opt-In ».

No es necesario volver a importar antiguos contactos si no quieres enviarles nuevas encuestas. Estos contactos seguirán relacionados con sus respuestas en el módulo « Résultados » en « Datos individuales ».

 

5.1 Crear contactos

Para crear contactos, tienes 2 posibilidades :

• #1 : Haciendo clic en el botón verde « Nuevo contacto ». Puedes crear nuevos contactos, uno por uno.
• #2 : Haciendo clic en « Importar contactos ». Puedes cargar una lista de contactos con un archivo CSV. 

 

#1 : Crear un nuevo contacto

• Haz clic en « Nuevo contacto »
• Ingresa el correo electrónico del contacto
• También puedes ingresar su nombre, su apellido, su número de teléfono…

El usuario y la contraseña no son obligatorios. Solo tienes que completar estos campos si quieres activar la opción « Acceso con usuario / contraseña » en tu encuesta (módulo « Publicar », « Opciones »).

Es posible agregar campos personalizados (por ejemplo : una compañía, un número de cliente, una dirección postal…). Tienes que ir a « Parámetros » para poder crearlos.

Si quieres agregar contactos a un grupo ya creado, marca la casilla que corresponde al grupo. Si todavía no tienes grupos, puedes crear uno haciendo clic en el botón azul « Agregar un grupo ». También puedes crear grupos desde los « Parámetros » (ver 5.2 Gestión de los grupos).

No olvides marcar la casilla « Declaro que mis nuevos contactos importados son "Opt-In" » antes de validar.

Un contacto « Opt-In » es un contacto que cumple con las siguientes condiciones :

• Ha dado su consentimiento explícito en los últimos 12 meses para recibir encuestas por correo electrónico
• Su correo no proviene de terceros
• Su correo no ha sido comprado o rentado

 

#2 : Importar un archivo CSV de contactos

• Haz clic en « Importar contactos »
• Selecciona tu archivo e indica su formato (coma o punto y coma)
• Marca o no la casilla « Mi archivo tiene un encabezado »
• Define el orden en el cual tu información (nombre, apellido, teléfono…) aparece en tu archivo. Importante : los correos electrónicos siempre tienen que estar en la primera columna del archivo.

 

Si necesitas importar otros datos como por ejemplo la compañía del contacto o un número de cliente, tienes que crear campos personalizados haciendo clic en « Parámetros » (ver « 5.3 Gestión de los campos personalizados »).

Si quieres agregar contactos a un grupo ya creado, marca la casilla que corresponde al grupo. Si todavía no tienes grupos, puedes crear uno haciendo clic en el botón azul « Agregar un grupo ». También puedes crear grupos desde los « Parámetros » (ver 5.2 Gestión de los grupos).

No olvides marcar la casilla « Declaro que mis nuevos contactos importados son "Opt-In" » antes de validar.

 

Si tienes dificultades con tu lista de contactos, asegúrate de que : 

• Tu archivo es un archivo CSV coma o punto y coma y no un archivo Excel.
• No hay espacios antes o después de la información en las células del tablero.
• No hiciste "Enter" dentro de las células del tablero.
• Si tu lista tiene un encabezado, has marcado la casilla "Con encabezado".
• Todos los correos electrónicos están bien escritos (según el modelo usuariomail@paginaweb.com)

Tip: Si tienes mensajes de error, abre tu archivo con un editor de texto como Notepad++ o WordPad por ejemplo para verificar si hay espacios que no deberían o errores. 

 

5.2 Gestión de los grupos

En « Parámetros », puedes consultar y crear grupos de contactos.

Haz clic en « Agregar un grupo », dale un nombre y valida.

La lista de todos tus grupos aparece. Para cada uno, puedes ver el número y la lista de contactos que contiene, cambiar su nombre (haciendo clic en el lapiz) o eliminarlo (con la papelera). Si eliminas un grupo, los contactos de este grupo NO están eliminados.

Para quitar un contacto o varios contactos de un grupo, solo tienes que hacer clic en « Ver la lista » y en el monito rojo a la derecha de cada contacto.

 

5.3 Gestión de los campos personalizados

Puedes crear campos personalizados si necesitas importar más datos acerca de tus contactos (por ejemplo : su compañía, un número de cliente, una dirección postal, una ciudad…).

Tienes que crear estos campos desde « Parámetros ». Haz clic en el botón verde « Nuevo campo », dale un nombre y valida.

Estos campos aparecerán en la lista de tus contactos, en el seguimiento de los envíos y en los datos individuales.

 

5.4 Los contactos bloqueados / rechazados

A cada envío, verificamos los correos electrónicos de tus contactos. Si ciertos correos son inválidos (no están bien escritos, no existen, ya no existen...), aparecen como bloqueados o rechazados en la columna "Estado" en el "Administrador de contactos". Haciendo clic en el estado, puedes ver el tipo de error que presenta este correo electrónico.

No es posible enviar nuevas encuestas a un contacto rechazado.

Te invitamos a verificar estos correos electrónicos y suprimirlos de tu lista de contactos. Puedes ver estos correos haciendo clic en "Filtro" y en "Rechazado". También puedes exportarlos haciendo clic en "Exportar" y en "Rechazado". 

 

 

5.5 Los contactos dados de baja

Cuando envías tu encuesta desde nuestra plataforma de envío (desde el módulo “Publicar” y “Correo electrónico”), tus encuestados pueden pedir ya no recibir encuestas de tu parte.

De hecho, para estar conforme con la ley de protección de datos (RGPD), tu destinatario puede hacer clic en "Para dejar de recibir correos electrónicos de este remitente, gracias por dar un clic aquí" al final del correo, enviado desde nuestra plataforma.

Haciendo clic en este enlace, tu contacto pide ya no recibir encuestas de tu parte. Su correo electrónico aparece como "Dado de baja" en la columna "Estado" en el "Administrador de contactos".

No es posible enviar nuevas encuestas a un contacto dado de baja.

Te invitamos a verificar estos correos electrónicos y suprimirlos de tu lista de contactos. Puedes ver estos correos haciendo clic en "Filtro" y en "Dado de baja". También puedes exportarlos haciendo clic en "Exportar" y en "Dado de baja". 

Si eliminas un contacto dado de baja y vuelves a agregarlo, seguirá dado de baja.